企業が開催する主なイベントとは？3種類のイベントの特徴
企業が行うイベントには種類があり、セミナーのような社外向けイベントから実際に人と触れ合う屋外イベントなどがあります。
もし自分がイベント企画の担当を任された場合、それぞれのイベントの種類と特徴を知っていなければ企画を立てるのは非常に難しいです。
そこで今回は、広報・PRの担当者様向けに企業が行う主な3種類のイベントについて紹介するとともにそれぞれの特徴を詳しく解説していきます。
企業が開催する主なイベントの種類
企業が行うイベントの種類は、その企業の業種によっても変わってきます。
例えば、音楽業界であればコンサートなどの屋外イベントを開催したり、旅行会社であれば物産展など業種に特化したイベントを開催する場合があります。
ここでは、一般的な企業がよく行う主なイベント3種類に注目して、どのような内容のイベントなのかを解説します。
種類① 商品のPRイベント
商品のPRイベントとは、企業が推す商品をユーザー向けに宣伝・PRを行うイベントです。
メディア向けに発表するプレスリリースと異なり、実際にユーザーにさまざまな種類の商品やサービスを使ってもらうことでより印象づけることを目的としています。
また、実際のユーザーの反応を直接見ることが出来るため、ユーザーの興味などをリサーチする場としても大きく役立ちます。
商品のPRイベントはさらに2種類に分けられ、自由にユーザーが参加できるタイプと取引実績のある企業などを事前に招待して行うプライベートショーに分かれます。
自由参加型は集客が難しく動員数も読みづらいため、人の集まりやすい場所で屋外イベントを行うか、いくつかの企業がPR目的で出展する展示会に参加するケースが多いです。
プライベートショーでは、貸し会議室や社内のホールなどを利用してクローズドな空間で行われることがほとんどです。
企業がイベント開催をする目的とは？企画立案のポイント教えますでは、商品のPRイベントに役立つ企画立案のポイントを紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
種類② セミナー・講演会
セミナーや講演会は、企業が開催する最もポピュラーなイベントの1つです。
セミナーは設定したテーマに興味のある参加者を10～30人ほど集めて、講師やノウハウを持つ担当者が解説を行う仕組みとなります。
一方講演会は、セミナーよりも大規模となり、100名ほどの参加者に対して一方的に講師が解説を行う形式となります。
一般的には貸し会議室やホールなどを利用して行うことが多いですが、現在では感染拡大防止のため、Web会議を利用したウェビナーが主流となってきています。
種類③ 周年記念パーティ
企業の創立20周年や50周年などの記念日を迎える場合、社員全体でお祝いをするパーティイベントを開催することもあるでしょう。
周年記念のイベントやパーティの会場は、基本的に社員全員が入れるほどの会場を借りる必要があります。
また、基本的に立食形式の食事スペースを用意することがほとんどのため、人数にあった広さの会場を用意するようにしましょう。
種類④ スポーツイベント
スポーツイベントはウォーキングイベントや体操大会、マラソン大会などさまざまなスポーツで行われます。地域住民を対象に行われるものから参加者を幅広いエリアから募集するものまで、種類はさまざまです。
また、スポーツイベントはみんなで楽しくスポーツをするものから本格的な順位を競うものまで幅広くあります。スポーツイベントの主催者側の目的に合わせて、どのようなスポーツイベントを企画するかが決まります。
スポーツイベントを行う際には、参加者数や行うスポーツによって会場を選ばなくてはなりません。会場選びを間違えると、イベントをスムーズに行えなかったり苦情に繋がったりする恐れもあります。必要な備品の確保や必要なスタッフ数、雨天時の開催可否など事前準備に多くの時間・手間を要する傾向にあるため注意が必要です。
種類⑤ 祭り・自治体主催イベント
お祭り・自治体主催イベントでは桜祭りや夏祭り、雪祭りなど季節ごとのイベントが開催されます。地域住民はもちろん、有名な祭りでは日本全国から参加者が集まるのが特徴です。
TVやSNSなどでも話題になるような有名な夏祭りでは、観賞用スペースを有料で設けるケースもあります。事前にインターネットで予約して、座席を確保する仕組みです。花火が綺麗に見える席ほど高額になる傾向にあり、主催者側は収益を増やせるのです。
地域によっては、毎年決まった時期に伝統の祭りやイベントを行うところもあります。伝統行事としてはもちろん、地域活性化や住民同士の交流にも繋がります。
種類⑥ 団体・企業の大会やプロモーションイベント
団体・企業は、自社製品やサービスを訴求するために大会やプロモーションイベントを行います。自社製品やサービスを実際に用いた大会やイベントを行うことで、実際に体験してもらうことが可能です。公式HPや広告だけでは伝わらない良さを広めるのが目的です。
また、大きな大会やプロモーションイベントになると取材が入るケースもあります。ニュース番組で取り上げられれば、イベントの存在を知ってもらえるのはもちろん自社製品やサービスへの理解度も高められます。
種類⑦ 学園祭・サークルや団体の発表会
学園祭とは中学や高校、大学で学生を主体に開催される行事です。毎年秋頃に行われる傾向にあります。タピオカミルクティーやアイス、わたあめなどの飲食型からお化け屋敷や遊園地などのエンタメ型まで、種類はさまざまです。
学生たちが意見を出し合ってクラスごとに出し物を決めます。企画内容が決まると、数週間かけて準備を行うのが一般的です。飲食型の出し物を行う際は、協力してくれる企業を探す必要があります。
学園祭では、サークルや団体の発表会も行われます。体育館を借りて各サークル・団体がそれぞれに作品を発表する形です。この日のために準備をするため、応援にも気合が入ります。
イベントを開催する際に担当者が行うべきこと
イベントを開催する際には、担当者は大きく5つの準備をする必要があります。今回は、担当者が行うべき5つの準備を順番に紹介します。
イベントの成功は、事前準備が鍵を握るといっても過言ではありません。入念な準備を行って、イベントの成功に繋げることが大切です。事前準備を怠ってしまうと、イベントが失敗してしまったり混乱を招いたりする可能性もあるので注意が必要です。
イベントの開催目的を決める
本格的な準備を始める前に、イベントの開催目的を明確にします。イベントを開催する理由や、イベントを通して参加者に伝えたいこと・感じてもらいたいことを明確にする作業です。イベント開催目的を決めれば、開催内容や会場の規模・設備決定がしやすくなります。
イベントの開催目的が曖昧であったり、決まっていなかったりすると方向性がまとまりません。イベントを開催する際には、目的を明確に設定しておくことが大切です。
例えば、「イベントを通じて自社を知ってほしい！」という目的なら実際に体験できるブースを設けたり、最後にチラシを渡したりなど、興味・関心をもってもらえるような工夫が必要になります。
ターゲットを決める
イベントの開催目的が決まれば、今回のターゲット層を明確にします。イベントに参加してほしい人や興味・関心をもってもらいたい人など、ターゲット層を定める作業です。ターゲット層が決まれば、集客方法やイベント内容が決まりやすくなります。
ターゲット層が決まらないと、集客方法やイベントの方向性がまとまりません。事前準備を効率的かつ円滑に進めるためにも、イベントのターゲット層を明確にする必要があります。
例えば、親子や家族層をターゲットにするなら広い会場が必要です。ベビーカーがスムーズに動けるようにエレベーターがある施設や床の段差がない施設を選びます。ベビーカーを主催者側に預けられるようなスペースを用意しておくのも良いでしょう。
目的とターゲットに合わせて企画する
イベントの開催目的とターゲット層が決まれば、企画を進めます。目的を達成するためのイベント内容とターゲット層に知らせるための集客方法など、企画作業が円滑に進みます。
企画作業は、イベントが成功か失敗かが決まる重要な部分です。事前に決めた開催目的とターゲット層に合う企画を設定しないと、思った効果を狙えない可能性があります。目的とターゲット層に合った企画を作成し、成功に導くことが大切です。
例えば、親子や家族をターゲット層に絞ってイベントを通じて興味・関心を持ってもらうなら親子参加型のイベントを作成します。自宅に帰ってからも一緒に楽しめるようなおまけを付けるのも良いでしょう。
イベントの計画を作成する
イベントの企画を立てたら、より具体的な内容を決めます。イベントの計画書は、事前準備を進める際に主催者側全員に共有されます。具体的な内容を決めておけば、円滑に作業が進むのはもちろん話の食い違いを起こす可能性を減らすことも可能です。
イベントの計画を作成すれば、集客方法も絞れます。地域密着型のイベントを行うなら、チラシのポスティングや紙のダイレクトメールなども有効的です。自由参加型なら、SNSを活用した集客方法、いわゆるオンライン集客も効果的といえます。
効果計測と改善をする
イベント終了後は、振り返り作業を行います。イベントの準備作業・運営の問題点や参加した方々の満足度など、イベントの効果や改善点をまとめる作業です。
イベントの効果計測と改善は、次回のイベントをよりよくするために欠かせません。今回の反省点を生かし、次回はより質の高いイベントを成功させることが重要です。
イベントの効果計測には、参加者からのアンケートを参考にするのがおすすめです。メルマガでアンケートを募集したり、当日に意見BOXを設けたりなど参加者からのリアルな声を集めます。
参加者からの意見をまとめることで、効果や満足度を数値化することも可能です。参加者側からしか分からない視点・意見を見ながら、改善点をまとめます。
企業が行うイベントは主に3種類
いかがでしたでしょうか？
一般企業が行う主なイベントは3種類あり、商品のPRイベント・セミナー・周年イベントに分けられます。
目的やイベントの種類によって開催する会場や規模が全く異なってくるため、どの種類のイベントを開催するかを決めたうえで詳細を決めていくとよいでしょう。
他にも幼稚園・保育園イベントや幼稚園・保育園モニタリングを行っているのでぜひご覧ください。
