イベント企画書のポイント6選！ 書き方で大事なポイントは？
イベントを開催したいと考えた時、まず必要になるのが企画書です。
初めての場合、何から手を付ければいいか迷う方が多いですが、実は企画書を書くにはポイントがあります。
そこで本記事では、企画書を書くために大切な6つのポイントを厳選して紹介します。
最後までお読みいただき、企画書作成にぜひ活かしてください。
イベント企画書の書くポイント6選
企画書を作る目的は、イベントに関係するすべての人とのコミュニケーションを円滑に運び、共通のゴールを目指すことです。
とても大切な企画書ですが、作成するには6つのポイントがあります。
逆に言えば、これらを押さえて企画書を作成すれば、誰にとっても分かりやすい企画書が出来上がるでしょう。
1.目的や目標を明確化する
当然ですが、イベントを開催することの目的や達成したい目標を明確にすることが最初のステップです。
目的や目標がクリアになっていないと、なにをもって「イベントの成功」と捉えるのか判断が難しくなるからです。
目的がいわば「イベントを開催することで実現したいこと」といった定性的なこと、目標が「何人集客するのか」「いくら売上をつくるのか」といった定量的なものと使い分ければいいでしょう。
この目的や目標については、企画書の冒頭に持ってくるようにして、参加者全員で共通認識できるようにしておきます。
2.ユーザーターゲットを明確化する
目的や目標が定まったのであれば、次はイベントを「誰に向けて」開催するかを明確にします。
どのようなプロモーションや販促活動でもターゲットを定めることは当然必要なことですが、イベント開催も同様です。
広告宣伝や集客の手法もターゲットによって異なってくるため、できるだけ詳細に絞り込むようにすると、より効果的といえます。
3.スケジュールを決める
関わる人やモノが多くなればなるほど、不測の事態が起きやすいものです。
スケジュールに関しては、余裕を持って、かつ細かすぎるくらいに精緻な設計を立てておくといいでしょう。
「いつまでに」「なにを」「誰が」「どのように」するのかといったことを、優先順位をつけつつ、余裕を持ってスケジュールを組むようにしてください。
こちらの記事では、イベントの全体的な流れに関してご紹介しております。
スケジュールを立てるにあたり、こうした全体の流れを把握しておくことは必要不可欠ですので、ぜひご参照ください。
4.予算内訳を明記する
イベントの開催にはあらゆることに金銭的・人的コストがかかります。
限られた予算内の中で、最大限のパフォーマンスとクオリティを担保するためにも、「何に」「いくら」コストがかかるのかを明確にしなければいけません。
同時に、そのコストが「なぜ」必要なのかも明確になっていると、組織での予算を通しやすくなるでしょう。
5.効果測定方法を盛り込む
イベントを無事開催し終えてから、当初立てていた目的や目標を達成できたのか、どこまで近づけたのかを確認する必要があります。
そのため、効果測定がしやすいよう、事前に測定したい指標や測定の方法について整理しておきましょう。
データを抽出できなければ、次回以降の販促活動に活かせません。
指標は、定性的なもの、定量的なものに分けて設定し、何が上手くいったのか・逆に上手くいかなかったのかを洗い出せるようにしましょう。
6.オリジナルのコンテンツにする
そして、肝心のイベントのコンテンツの内容についてです。
他社や他のイベントを参考にすることはもちろん大切ですが、オリジナリティのある内容でなければ顧客満足度を高めることに繋がりません。
当然それは売上アップや、新規顧客獲得にも繋がらないため、自社ならではの”付加価値”をイベントに盛り込みましょう。
独自性があり、満足度が高ければSNSによるシェアも期待できるため、二次的な販売機会にも繋がる可能性があります。
イベントは事前の「企画書」が全て
イベントを開催することを思い立ったのであれば、まずは企画書を細部までこだわって作り上げることから始めましょう。
イベントを通して達成したいことはなにか、進行状況、なにが必要なのかといったことを関わる人たちと共有するためにも必要です。
株式会社エンジンでは、全国の保育園や幼稚園でのイベント開催の実績を豊富に抱えております。
イベントを通じた販促活動を検討されている事業者様はぜひ一度ご相談ください。
