イベントの企画～開催までの流れとスケジュール感教えます

セミナーやセレモニーなど、企業が主催となって行うイベントを開催するためには、意外と準備することが多いものです。
そのため、イベントを開催する前には開催までの流れと準備にかかる時間を知っておく必要があります。

そこで今回は、イベントの開催に不慣れな担当者様向けに、イベントを企画する段階から実際に開催するまでの流れと具体的なスケジュール感を解説していきます。

イベントの企画～開催するまでの流れ

十数名以上が参加する企業のイベントでは、準備から開催まで数ヵ月かかることが基本です。会場の準備や集客にかかる時間もあるため、早めの準備を行っておくことがイベント開催における重要なポイントになるでしょう。
時系列順にまとめたのが以下になります。

ここからは、イベントの企画から開催するまでの流れを5つのステップに分けてご紹介します。

①イベントの企画【開催2ヵ月前まで】

イベントの企画は、イベントの内容や目的、集客するターゲット層などイベントの大まかな計画を立てる工程です。

企画はイベントの流れを決める根幹の部分のため、イベント開催の2ヵ月前には内容を固めて準備に取り掛かる方がよいでしょう。
企画をする時点ではイベントの詳細が決まっていなくても大丈夫ですが、人数や日程などが決まっていなければ準備が進まないため、イベントの規模だけでも決めておくことが大事です。

企業がイベント開催をする目的とは？企画立案のポイント教えますでは、企画立案のポイントを紹介しているので、イベント開催2ヵ月前という方はぜひ確認してみてください。

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②イベントを開催する会場と日程を決める【開催2ヵ月前まで】

イベントの企画や規模が決定したら、次は会場探しです。

想定人数を100％とした場合、余裕をもって120％の人数が入る会場を選ぶことをおすすめします。
基本的に会場となる会議室や公共施設は予約が必要となるため、具体的なイベントの開催日程もこの時点で決めておくとよいでしょう。

③イベントの告知を行う【開催1ヵ月前まで】

イベントの会場や開催日程が決定したら、イベントに参加する人を集めるために告知を行いましょう。

イベントの告知方法はいくつかありますが、一般的にはWebやSNSなどを活用して集客を行います。
告知期間はイベントの規模や想定人数にもよりますが、開催1ヵ月前から3週間ほどを見積もっておくとよいです。

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④イベント運営の準備【開催前日まで】

開催までに行っておく準備は非常に多く、当日の流れを細かく決めることから必要となる機材の手配、会場のセッティングなどさまざまです。

当日混乱しないためにもまず流れを把握し、やらなくてはいけないことをリスト化して運営マニュアルを作るとよいでしょう。
会場のセッティングについては、前日にプロジェクターや椅子などの準備を行っておき、イベント当日1時間前に細かい設営や最終チェックをする流れだとスムーズです。

こちらの記事ではイベントで必要な物をチェックリスト形式で解説しています。ぜひご覧ください。
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⑤イベント開催・運営【開催当日】

準備が完了したら、いよいよイベント開催です。
あらかじめ作っておいた運営マニュアルや段取りを確認して、スムーズにイベントを進めましょう。

トラブルにも臨機応変に対応できる体制を整えておき、撤収の時間などを考慮してイベントの流れをコントロールすることも重要です。

イベント開催までの流れでは準備時間を十分にとっておくことが大切

いかがでしたでしょうか？
イベントを開催するまでにはさまざまな準備が必要となり、最低限開催日から2ヵ月前には準備にとりかかれるようにしましょう。
イベント当日はトラブルが起きても臨機応変に対応できる体制を整えておき、イベントの時間管理を行うことが重要です。

他にも幼稚園・保育園イベントや幼稚園・保育園モニタリングを行っているのでぜひご覧ください。