イベント準備に必要なものは？チェックリストをご紹介

いざイベントを自社で主催することとなった場合、準備しておくべきものが何か把握できていますか？
実際に運営していると、「これがない」「あれが必要」といった具合に次々と必要なものがでてきててんやわんやになりがちです。

そこで本記事では、当日慌てることがないように必要なものをまとめたチェックリストを作成しました。
この記事を参考に、万全のイベント準備を進めていきましょう。

イベントで準備するもの

自社のみでイベントを開催するとなると、当然ですが備品などもすべて自社で調達しなければいけません。
イベントの主催に慣れていないと思いつかない備品も多く、イベントの開催場所や、内容によっても準備すべきものが変わってくるものです。

ジャンル別に必要なもののチェックリストを下記にまとめました。
すべて揃っていないとイベントが開催できない、というわけではありませんが、あると非常に便利なものたちです。

受付で使うものリスト

まずは、イベントの入り口である受付で使うものリストから紹介しましょう。
来場者でいっぱいになる場所で慌ててしまうことも多いかもしれませんが、備えあれば憂いなしの言葉通り、事前の準備を滞りなく行っていれば問題ありません。

• ・運営のマニュアル
• ・フライヤーなどの配布物
• ・筆記具
• ・メモ帳
• ・付箋・クリップ・輪ゴム
• ・テープ類
• ・名刺受け箱
• ・延長コード
• ・受付看板
• ・会場全体がわかるマップ
• ・来場者リスト
• ・来場者用のパス
• ・ノートPC
• ・スマートフォンの充電器
• ・ポータブルWi-Fi
• ・領収書・金庫（有料イベントに限る）
• ・おつり用のお金（有料イベントに限る）
• ・ゴミ袋

上記の備品が用意できれば、受付で困ることはほぼないでしょう。

来場者からの問合せが多いことも受付の特徴なので、会場のマップや、常に周りと連絡が取れるようにスマートフォンの充電器などは用意しておくことをおすすめします。

会場内で必要になるリスト

続いては、イベント会場内で必要になるリストを紹介します。

• ・当日の流れを記載した台本
• ・レーザーポインタ
• ・登壇者用の飲料水
• ・PCを繋ぐためのケーブルや端子
• ・スケッチブック
• ・マジック

スケッチブックとマジックは登壇者へ残り時間を伝える際、口頭では難しいため、あると便利です。

また、下記リストについては、通常会場内に用意されていることがほとんどですが、万が一もありますので事前にしっかり確認しておきましょう。

• ・プロジェクター
• ・スクリーン
• ・マイク
• ・マイクスタンド
• ・スピーカー
• ・椅子とテーブル
• ・演台
• ・ホワイトボード

そのほか、受付から会場までに距離があるのなら、立て看板などがあってもいいかもしれません。
雨天時に開催された場合、ほとんどの来場者が傘を持ってやってきますので、会場内に傘立てがあるのかも確認しておくことをおすすめします。

そのほか必要になるリスト

最後に、イベント誘導時や、関係者控え室などで必要になるリストを紹介しておきます。

• ・誘導用の反射棒
• ・誘導用の案内板
• ・関係者用の飲食物
• ・当日のプログラム

ここで紹介したリストは、あくまで代表的な備品であり、規模や内容、場所によっては他にも必要になるものがでてくるでしょう。

規模が大きくなればなるほど会場に用意されているものの確認や、使用許可を事前に取ることと、入念なシミュレーションが大切になってきます。
円滑なイベント運営のためにも必要なものリストを複数回、複数人で確認しておきましょう。

イベント開催を任せたいなら

イベントの開催には多くの備品が必要となりますが、円滑な運営のためには欠かせないことがわかりました。
とくに位置から、自社のみでイベントを開催するとなった場合、一層必要なものの事前チェックが大切です。
今回紹介した必要なものリストをしっかり見直し、イベント開催に活用してください。

他にも幼稚園・保育園イベントや幼稚園・保育園モニタリングを行っているのでぜひご覧ください。