幼稚園でのイベントを成功させるには？3つのポイントを紹介

幼稚園のイベントは、子どもたちや保護者の方と楽しい時間が共有できる貴重な時間ともいえますよね。

しかし、トラブルなくイベントを成功させるのはとても大変です。参加者全員が笑顔になれるイベントにしたい、成功させたいと頑張っている関係者も多いでしょう。成功させるためにはいくつかのポイントがあります。

この記事では、イベントを企画実行する先生や父兄の皆さんに向けて、幼稚園でのイベントを成功させるポイントを3つ紹介します。

イベントを円滑に行うポイント

イベントを円滑に行うには、いくつかのポイントがあります。ここでは、イベントを成功させるためのポイントを3つ挙げて解説します。

作業と期日

イベントを行うにはまず、「何をいつまでにどうするか」、つまり作業内容と期日を決めなければいけません。

イベントに関わる先生、サポートする父兄など全員が集まってイベントまでの作業と期日を話し合い、スケジュールを組み立てましょう。

主な作業・期日としては、下記のようになります。

• ・2ヶ月前にはイベントテーマと内容を決定する
• ・1ヶ月前には全体の流れや保護者の方への告知・出欠確認を行う
• ・2週間前には当日の案内を保護者の方へ配布する
• ・2日前～前日には最終確認を行う

イベント業者に依頼する場合は、イベントテーマや内容が決定した際、できるだけ早く連絡をとることをおすすめします。春や秋のイベントが立て込む時期は、業者のスケジュールもいっぱいになっていますので、早めに抑えておくと安心です。

保護者の方に楽しく参加してもらう

我が子といっしょにイベントに参加したいと思っている保護者の方は多いです。

イベントを成功させるには、保護者の方が楽しく参加できる工夫が大切になります。一人でも多くの保護者の方が参加できるように、日程や当日のスケジュールをなるべく早いうちに伝えましょう。また、イベントが近づいてきたら何度か告知を繰り返すことも重要です。

我が子をしっかり見たい、または写真や動画に収めたい保護者の方には、席の準備はもちろん、どの子どもがどこに参加しているのかといった情報をあらかじめ提示しておいてもいいでしょう。

また、保護者の方が参加できるイベントは、大勢が集まって混雑しやすいため、順番や順路などルールの周知は欠かせません。とくに体験型イベントでは、「せっかく参加したのに体験できなかった」などのクレームが起こりがちです。誰でもわかるよう、大きく書いたサインを目に付きやすい場所に貼っておきましょう。また、開始時間や並ぶ場所を大きな声で案内することも大切です。

イベントに熱中したり、保護者の方同士でおしゃべりに夢中になったりして、サインや案内に気づかない場合があります。先生があいさつがてら保護者の方に直接声をかけて、確実な告知を心掛けます。明るい言葉がけや表情で、参加者全員が楽しめる雰囲気を作っていきましょう。

共通認識をもつこと

イベントを行ううえで、先生やサポートするスタッフ同士で持つ共通認識はとても重要です。

イベント全体の目的や成功のキーポイント、スケジュールなど全員が認識すべき点を、最初の段階で共有しておきましょう。中でもとくに「スケジュール進行の共有」は大事です。一人で抱え込んでしまい、最終的に間に合わないといったことがないよう全体で連携し、お互いにフォローしていきましょう。

また、最終チェックをする時は、自分の担当部分だけでなく関係者全員での予行も必要になります。イベントの成功の80％は準備にかかっているといわれます。準備段階で共通認識の確認を怠らないようにしましょう。

ただし、どんなに準備をしっかり行っても当日には予期しないトラブルが発生するもの。できる限り起こり得るトラブルを予想して、解決策を練っておくと安心です。こちらも関係者全員で認識を一致させておきましょう。

スケジュールを組み立てるポイント

イベントを円滑に行うために、作業内容と期日を決めることが必要と記述しましたが、　そう言われてもどうやってスケジュールを立てていいのか分からないという方もいるのではないでしょうか？
こちらの記事ではスケジュール表の作り方を詳しく説明していますので、興味のある方はぜひご覧ください。

イベントの成功に欠かせない！スケジュール表を作る際のポイント

スタッフ全員でイベント準備を進めていくことが成功の秘訣

いかがだったでしょうか。

幼稚園のイベントを成功させるためには、作業と期日をしっかりスケジューリングし、スタッフ全員で共通認識を持ちながら進めていくこと、保護者の方にも楽しく参加してもらえるような工夫がポイントになります。

また、子どもたちを中心に笑顔の輪が広がる楽しいイベントにするには、全員の確認作業や連携が大切です。

イベントを成功させたい関係者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

他にも幼稚園・保育園イベントや幼稚園・保育園モニタリングを行っているのでぜひご覧ください。