イベントレポートに必要な構成や書き方のポイント3つを紹介

仕事やプライベートでイベントに参加し、そのレポートを書く必要がある場合、書き方がわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。

イベントのレポートには必要な構成や書き方のポイントがあります。これらを理解しておけばスラスラと書くことができ、イベントの様子を分かりやすく伝えられるでしょう。

この記事では、レポートを書く目的や具体的に何を書くべきか、その構成から書き方のポイントまでを詳しく解説します。

イベントレポートを書く目的

イベントのレポートを書く主な目的として、「参加できなかった人に向けての内容共有」が挙げられます。

よって、レポートの中には、参加できなかった人が求めている内容が書かれている必要があります。

また、開催元の企業やサービスのブランディング・情報発信の目的もあります。一般ユーザーに向けたものや、メディアに向けたものなどさまざまな種類があるため、「誰に、どう思ってもらいたいか」といった目標を設定したうえで書き始めることが大切です。

イベントレポートの構成

イベントのレポートには、必要となる構成が存在します。

ほとんどのケースで使われている定番の構成を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

導入文（リード）

導入文は、読む人が最初に触れる部分です。ここで読み続けるか、それとも読者が離脱してしまうかどうかが決まるため、大変重要になります。

いつ、どこで開催された、誰に向けたどのようなイベントだったかという概要と、読むことで得られるメリットや結果を100文字から200文字程度にまとめましょう。

いかに興味を持って読んでもらえるかが導入文を書くポイントです。

イベントの情報

全体的な流れやサービス紹介など、情報を簡単に記載します。

イベントの内容

レポートの中心になる内容を書きます。3,000文字程度を目安に、ハイライトをまとめましょう。

イベントに参加した人の声

レポートに参加した人からの感想を加えると、できるだけ多くの参加者にどんなイベントだったかを聞き、その声をメモをとっておきましょう。

まとめ

最後のまとめは、最初の導入文に対する回答のような形でまとめると記事への納得感が高まります。このイベントで得られたものを中心に書くのがコツです。

関連情報

サービスに関するPRやSNSの案内など、関連情報を優先度の高いものから記載しておきましょう。

また、レポート中に写真を適度に挟むと、イベントの雰囲気がわかりやすく伝わります。会場の全体像やイベント中の様子、いただいたものなどの写真を多めに撮影しておくといいでしょう。

ただし、肖像権の侵害にあたる可能性があるため、無断で参加者を撮影してはいけません。あらかじめ写真撮影の許可をとるか、写り込んでしまった場合はモザイクをかけるなど本人だとわからないようにする必要があります。

イベントレポートの書き方

構成だけでなく、文章の書き方のポイントも知っておく必要があります。

ここでは、レポートを書く時に心がけたい3つのポイントを紹介します。

記事を書く目的を設定する

レポートを執筆する前に、記事を書く目的を明確に設定します。目的を設定しておくと、レポートに書く内容をまとめやすいです。レポートを書くスピードや文章のクオリティにも影響するので、あらかじめ目的を明確に設定しておくことが大切です。

記事を書く目的が曖昧であったり定まっていなかったりすると、内容がバラバラで読者側を混乱させます。導入文（リード）の段階で読むのをやめてしまう可能性があるので、注意が必要です。

例えば、「参加出来なかった人に興味・関心を持ってもらいたい」という目的ならイベントのメリットや自身が感じたプラスの意見を書きます。「次のイベントに参加してほしい」という目的なら参加者のリアルな声を加えるなど、目的に合わせて内容をまとめていく必要があります。

書き手の視点を決めておく

イベントのレポートは、「主催者」「参加者」「取材者」と、3つの書き手の視点から記述できます。

それぞれの視点はイベントの種類や目的によって異なるため、あらかじめ決めてから書き始めると、読者は記事に対して感情移入しやすくなります。

例えば、参加者視点は自分の体験や感想をそのまま書きますが、取材者視点では客観的に書くことが特徴となります。

具体的な数字

レポートには、積極的に数字を取り込むようにしましょう。

数字には、具体性と説得力があります。たとえば、「会場に入りきれなかった人が〇〇人ほどいた」「とても盛り上がったため、◯分オーバーして終了した」など、具体的な数字で雰囲気や熱量を表すと読み手に伝わりやすいです。

内容は時系に沿って書く

イベントの内容は、基本的に時系列に沿って説明するように書きます。

自分が体験したそのままをドキュメント風に記述することで、読み手は参加しているような気分で読み進められるでしょう。

見出しには「結論」か「トピック」を書く

イベントレポートの見出しには、「結論」または「トピック」を選ぶことが大切です。見出しは、記事内容を簡潔に読者に伝える役割を果たします。

「結論」か「トピック」を書くと、各見出しに書かれた内容が一目で理解できます。読者側に対して、以下のようなことを感じてもらえるのには非常に有効的です。

• 記事に何が書いてあるのか
• 自分が読みたい内容が含まれているのか

見出しが曖昧であったり分かりづらかったりすると、読者側に記事内容を伝えられません。早々に読者が離脱してしまう可能性もあるので、見出し設定は十分検討する必要があります。参加したイベントの内容を伝えるなら以下のような見出しがおすすめです。

• イベントの概要
• イベントの実際の様子
• イベント参加者の声

執筆者側も、見出しを決めることで書きやすくなります。「結論」または「トピック」を見出しにしてイベントレポートの質をより高めましょう。

イベント参加者のリアルな声を入れる

イベントレポートを書くときは、参加者側からのリアルな声を入れるのがおすすめです。参加者の感想を書くことで、読者側がイベント当日の様子を想像しやすくなります。

イベントの様子だけが記された記事よりも、共感してもらいやすいでしょう。イベント主催者以外のリアルな意見を見られるので、あらかじめ設定した”記事を書く目的”によってはかなり有効的です。

イベント参加者からの意見がないと、読者側はいまいち現実味がない状態です。淡々とイベント当日の記録だけが書かれたレポートという印象を持たれる可能性は否定できません。

参加者のイベント開始前と終了後の声をまとめたり、自身が持った印象を書いたりするのも良いでしょう。実際にイベントに参加した人だからこそ感じられたことを書くことでより深みのあるレポートになります。

構成やポイントをおさえてレポートに取り組みましょう

いかがでしたでしょうか。

イベントレポートの書き方がわからない方に向けて、基本的な構成や書き方のコツを解説しました。

レポートには決まった目的や必要となる構成があり、ポイントをおさえることで書き進めやすくなります。

ぜひこの記事を参考にして取り組んでみてくださいね。

他にも幼稚園・保育園イベントや幼稚園・保育園モニタリングを行っているのでぜひご覧ください。